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Qu’est ce qu’un événement ?
Un événement n’est pas une simple occurrence. C’est un medium de communication
puissant grâce auquel vous pouvez enthousiasmer, émerveiller, persuader, unir
un groupe ou en fait avec lequel vous pouvez accomplir vos buts. Bien produit,
il peut et se doit de devenir un tournant dans votre vie ou dans celle de votre
entreprise. Le planning et la production d’un événement sont une entreprise
créative et artistique mais demandent également la plus grande précision. Son
succès dépend du talent artistique et organisationnel de son organisateur.
Résultat et Message
La première étape pour l’organisateur d’événement et son client est de
visualiser ensemble la totalité de l’événement. C’est pour cette raison que
nous nous appelons « Imagine ». Il est nécessaire d’en faire le portrait, dans
son intégralité, de définir à quoi ressemblera l’événement, quelle sera son
style et son atmosphère, et quel est le résultat à créer ou le message à faire
passer. Il est crucial de décider de ce résultat très précisément. Sans cela,
le choix de la salle, l’agenda de l’événement, le design, lumières,
décorations, et tous les autres détails peuvent finir par trahir le but même de
l’événement et l’effet que vous chercher à créer. Prenons quelques exemples :
Pour un événement d’entreprise, que tous les employés sentent qu’ils font
partie d’une bonne équipe, qu’ils soient fiers d’en faire partie, et se sentent
engagés par rapport à la société et à ses buts. Le produit d’un événement de
levée de fonds serait des donations mais aussi le fait que les invités soient
certains d’investir dans une cause importante et fiers de leur investissement.
Le produit pour un mariage serait par exemple que tout le monde passe un moment
inoubliable et que celui-ci représentent bien toutes la signification et la
tradition du mariage. Le résultat d’un lancement de produit serait que les
invités veuillent acheter le produit lancé et aient confiance en ce projet.
Ainsi de suite, dépendant de l’événement, l’organisateur et le client décident
ensemble du message et du résultat souhaité. Le planning de chacun des détails
de l’événement se fait ensuite en vue d’obtenir ce résultat.
Planning d'Événements
Prédiction et Séquences
Maintenant, le producteur de l'événement ainsi que le client décident de tous
les éléments de l'événement, de l'ordre dans lequel chaque chose se déroulera
et de tous les prestataires nécessaires : l'Agenda complet de l'événement est
ainsi conçu. Il est important de prendre en compte tous les détails à ce stade
de la création de l'événement, afin d'obtenir une planification complète. Il
faut donc tout visualiser, dans l'ordre. Par exemple; comment les invités
vont-ils arriver ? Est-il nécessaire de leur donner un plan à l'avance ?
D'ajouter des signes ? Qu'en est-il du parking ? Que se passe-il exactement
quand les invités arrivent à la réception? Dans le cas d'un Congrès il faudrait
planifier des badges. Il faudrait différentes copies de la liste des invités,
et ainsi de suite, tout le long du déroulement de l'événement. Ainsi tous les
détails nécessaires au succès de l'événement peuvent être pris en compte à
l'avance. Chacun des prestataires est choisi parce qu'il peut suffire à la
demande du client, au niveau de qualité nécessaire; et le tout selon le budget
du client. Le producteur saura choisir les prestataires qui ont le plus de
talent, mais aussi les plus professionnels et les plus fiables.
Design et Qualité
Il est nécessaire que chacun des éléments puisse s'accorder avec tous les
autres éléments de l'événement, en terme de design, de style, de standard, et
que chacun d'entres eux correspondent au message que l'on veut faire passer et
au résultat recherché. Un bon producteur d'événement trouvera toutes les
meilleures options et ce à des tarifs réservés aux professionnels. C'est pour
cette raison qu'un producteur d'événement ne constitue pas, le plus souvent,
une dépense supplémentaire. Cependant, pour obtenir le degré de qualité
nécessaire tout en respectant son budget, il faut choisir en fonction du
résultat que l'on veut accomplir. Par exemple il serait possible d'économiser
sur un budget en remplaçant un show de laser par des feux d'artifices sans pour
autant baisser la qualité du produit final. En revanche, remplacer les nappes
et serviettes par une qualité inférieure pourrait amoindrir considérablement
l'effet de la décoration et dégrader l'événement. Un bon producteur vous aidera
à prendre les bonnes décisions.
Production d'Événements
Leadership et Esprit de Corps
Le producteur de l'événement est le point central de coordination entre tous
les prestataires. Il s'assure que tout se passe exactement comme prévu. Les
bons producteurs d'événements sont en très bonnes relations avec leurs
prestataires. Ces derniers font tout leur possible pour conserver les
opportunités que le producteur représente pour eux. Un producteur d'événements
exerce ses qualités de leader pour coordonner tous les prestataires et ainsi
obtenir un événement parfait. Il fait en sorte que tout le monde travaille en
équipe.
Intégrité
L'intégrité et le professionnalisme de chaque prestataire est de la plus grande
importance. Votre producteur d'événements devrait pouvoir vous en donner
garantie quand il choisit les prestataires. Le producteur s'assure que chacun
des prestataires fasse son travail de façon précise et professionnelle et qu'il
fasse preuve d'intégrité et d'honnêteté. C'est là un des aspects les plus
important du service offert par le producteur, car sans cela, vous pourriez
vous retrouver à vous occuper de détails et de logistiques relatifs à
l'événement alors que vous devriez plutôt vous préparer à conférencier, à vous
marier ou autre. Le producteur d'événement se charge de tout, afin que vous
n'ayez aucune telle préoccupation.
L'accent sur le Service
Un événement peut être une création complexe comprenant un large éventail de
détails. Il arrive aussi que des éléments imprévus entrent en jeu en dernière
minute. Le client ne devrait pas être dérangé par une telle occurrence. Le
producteur fait le nécessaire pour résoudre la situation de façon créative et
sensée. Par exemple, si lors d'un Congrès, le client découvre que c'est
l'anniversaire d'un des délégués, le producteur se chargera de faire le
nécessaire. Ou encore, si la venue inattendue d'un VIP nécessite plus de
sécurité: le producteur se charge d'organiser cela rapidement. Évidemment, il
est idéal de tout prévoir à l'avance et de n'avoir aucune urgence lors de
l'événement. Mais si une urgence survient; le producteur se charge de tout,
sans vous distraire.
Après l'Événement
Dans la mesure du possible, il est important d'organiser un retour
d'information de la part de vos invités et/ou délégués. Cet aspect est souvent
négligé. Qu'il s'agisse d'un questionnaire, d'un sondage ou simplement en
conversant avec les invités, il est important de découvrir si vous avez atteint
votre objectif et dans quelle mesure. Par exemple les invités d'un lancement de
produit devraient être sondés, formellement ou non, afin de découvrir leur
opinion du produit lancé et leur intention à cet égard. Il en serait de même
des délégués d'un Congrès. Toutes ces informations sont essentielles pour
concevoir les démarches de marketing, de vente et de relation publique à
entreprendre à la suite de l'événement. Le producteur organise la collection de
ces informations de façon appropriée. Ces informations sont ensuite utilisées
afin d'améliorer ou de consolider des formats utilisés ou afin de répéter les
éléments qui se sont avérés les plus efficaces. Il est également important de
conserver de bonnes photos et vidéos de l'événement. Le producteur, là encore
se charge de tous les détails à gérer; cartes de remerciement, factures,
photos, vidéo, informations, etc.
Pour finir, et en tant que professionnelle en ce domaine depuis bien des
années, je dois dire que la création et l'organisation d'événement pour mes
clients me donne beaucoup de satisfaction. Je répète; un événement n'est pas
une création ponctuelle, mais intemporelle, qui bien faite, se doit d'être un
point tournant dans votre vie ou dans celle de votre entreprise.
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